Privacy Statement Chemisch Dispuut Leiden

Het Chemisch Dispuut Leiden (CDL) draagt grote zorg voor goede beveiliging en zorgvuldige verwerking van uw persoonsgegevens. Hierbij wordt aan de voorwaarden gehouden die zijn gesteld in de Europese privacywet, beter bekend als de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) of General Data Protection Regulation (GDPR). Als u na het lezen van de onderstaande informatie nog vragen heeft, kunt u contact opnemen met de verantwoordelijke binnen het bestuur via abactis@chemischdispuutleiden.nl.

Vastlegging en beveiliging van gegevens
Het CDL verwerkt verscheidene persoonsgegevens van haar leden en bezoekers van de website. Het CDL is bij wet verplicht om op de juiste manier met deze gegevens om te gaan.
De wetgeving betreffende persoonlijke gegevens verandert in de Europese Unie. Per 25 mei 2018 is de AVG van toepassing. Dat betekent dat vanaf deze datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU). De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt dan niet meer. De AVG zorgt onder meer voor versterking en uitbreiding van privacy rechten en meer verantwoordelijkheden voor organisaties.

Welke gegevens verzamelen wij?
Persoonsgegevens
Wanneer iemand zich inschrijft als lid van het CDL dienen de volgende persoonsgegevens verplicht doorgegeven te worden: voornaam, voorletters, achternaam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, nationaliteit, e-mail, geboortedatum, geslacht, studie en inschrijfjaar. Deze gegevens worden gebruikt voor de ledenadministratie van het CDL, het versturen van het verenigingsblad en de digitale nieuwsbrief, online inschrijvingen voor activiteiten, en voor het versturen van overige poststukken. Wanneer een persoon niet instemt met het verstrekken van gegevens die nodig zijn voor de ledenadministratie, kan deze persoon geen lidmaatschap bij het CDL verkrijgen. Zodra een persoon zich inschrijft als buitenlid, wordt ook gevraagd om het IBAN-nummer voor de jaarlijkse automatische incasso. Leden kunnen boeken bestellen via de online webwinkel van StudyStore. Leden verstrekken in dit geval zelf de benodigde persoonsgegevens voor het bestellen van de boeken aan StudyStore. Het CDL verstrekt haar leden enkel de optie om de boeken via StudyStore te bestellen.
Eens in de vijf jaar maakt het CDL een almanak. Hierin staat onder andere een lijst met de huidige leden van het CDL (naam, geboortedatum, foto). Deze foto is gemaakt tijdens de labjaspasdag van het CDL en is met toestemming van het lid gemaakt.

Inschrijven voor activiteiten
Wanneer een persoon zich inschrijft voor een activiteit van het CDL worden naam, achternaam en e-mailadres verzameld. Dit is ten eerste zodat leden op de hoogte kunnen worden gebracht over de details van het evenement, eventuele wijzigingen en het indelen van de personen in eventuele groepen. Het tweede doel hiervan is de controle van het lidmaatschap. Door de gegevens opnieuw in te laten vullen, kan worden geverifieerd dat de persoon in kwestie daadwerkelijk lid is van het CDL. Op elk inschrijfformulier geeft de deelnemer toestemming voor het verwerken van deze gegevens.

Klikgedrag
Het CDL houdt klikgegevens bij van websitebezoekers op haar eigen website. De geautoriseerde personen van het CDL kunnen de verwijzende sites bekijken en het aantal kliks per pagina zien. Deze informatie is geanonimiseerd en is niet te herleiden tot de identiteit van de websitebezoeker. De verzamelde gegevens worden uitgezet in statistieken waarmee de effectiviteit van aangeboden informatie wordt beoordeeld. Het doel hiervan is het optimaliseren van de inrichting van de website zodat het CDL haar dienstverlening kan optimaliseren.

Foto’s
Tijdens de activiteiten van het CDL worden er foto’s gemaakt voor het fotoarchief van het CDL. Een selectie van deze foto’s zal op de website van het CDL worden geplaatst, gesorteerd per activiteit. Het fotoarchief is opgeslagen op de CDL-schijf en wordt beheerd door het huidige CDL-bestuur. Leden kunnen de foto’s op de website bekijken omdat zij een persoonlijk account hebben voor de CDL-website. Niet-leden zullen geen account krijgen en deze foto’s zijn dan ook niet zichtbaar voor hen.

Zowel op de homepagina als op de de carrière- en de onderwijspagina zijn drie blogposts te zien. Hiervoor kan een foto uit het fotoarchief van het CDL gebruikt worden. Deze blogposts zijn, in tegenstelling tot het fotoarchief, voor zowel leden als niet-leden zichtbaar.

Wie heeft toegang tot uw gegevens?
Externe partijen die persoonsgegevens verwerken die vanuit het CDL komen, hebben een verwerkingsovereenkomst getekend met betrekking tot het verwerken van deze persoonsgegevens. Hierdoor kunnen deze partijen de gegevens alleen voor de beoogde doelen gebruiken en zij moeten deze vervolgens weer verwijderen. Deze gegevens worden alleen verstrekt aan de externe partij indien het lid hier zelf toestemming voor heeft gegeven.

Bestuur
Het huidige CDL-bestuur heeft toegang tot alle ingevoerde persoonsgegevens en statistieken. Zo kan er een goed overzicht worden gehouden van de ledenadministratie. Het bestuur kan deze gegevens gebruiken voor het benaderen van personen voor commissies, registratie voor activiteiten, verificatie van het CDL-lidmaatschap en het versturen van (digitale) poststukken.

Alle digitale gegevens zijn versleuteld zodat enkel geautoriseerde personen toegang hebben tot de gegevens. Eventuele papieren met persoonsgegevens staan altijd in kasten die zijn afgesloten door middel van een sleutelslot.

Commissies
Wanneer een commissie activiteiten organiseert waarvoor inschrijvingen nodig zijn, heeft naast het bestuur, ook deze commissie toegang tot de benodigde persoonsgegevens. Dit gebeurt wederom voor het registreren van de leden, groepsindelingen, het toesturen van informatiemails en andere post en verificatie van het lidmaatschap. Deze gegevens worden alleen verstrekt indien het lid hier zelf toestemming voor heeft gegeven.

Ledenbestand
Het CDL maakt gebruik van een ledendatabase in Microsoft Access. Deze database is beveiligd met een wachtwoord dat alleen bekend is bij de huidige bestuursleden van het CDL. Dit wachtwoord wordt jaarlijks veranderd. Dit wachtwoord wordt niet doorgegeven aan commissies en/of andere leden dan de bestuursleden. In de ledendatabase staan voornaam, voorletters, achternaam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, nationaliteit, e-mail, geboortedatum, geslacht, studie en het inschrijfjaar van het lid.

Google
Het CDL maakt gebruik van Google om e-mails te ontvangen en te verzenden. De e-mailadressen van de leden zijn opgeslagen in Gmail.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Het CDL bewaart alle gegevens die een lid indient tot maximaal twee jaar na het beëindigen van het CDL-lidmaatschap of het CDL-buitenlidmaatschap. Papieren machtigingen die gebruikt worden voor het buitenlidmaatschap, worden tot maximaal tien jaar bewaard. Dit is bij wet bepaald.

Wat zijn uw rechten?
Inzage/rectificatie
U heeft te allen tijde het recht om de door het CDL bewaarde gegevens in te zien en om rectificatie aan te vragen wanneer er iets niet klopt in de administratie. U kunt een overzicht van uw gegevens opvragen bij het bestuur via de huidige ab actis van het CDL (abactis@chemischdispuutleiden.nl) of u kunt deze op de bestuurskamer in komen zien (kamer s.08A, Einsteinweg 55, 2333 CC Leiden).

Bezwaar/klachten
U heeft volgens de wet het recht om bezwaar te maken tegen het verzamelen van gegevens en om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens wanneer u dit nodig acht. Wanneer u het niet eens bent met het verzamelen van essentiële gegevens voor het lidmaatschap, kunt u het bestuur benaderen via de huidige ab actis van het CDL. Indien een lid de gegevens wil verwijderen in de administratie van het CDL, zal het lidmaatschap hiermee beëindigd worden.

Vergeten
Het recht om vergeten te worden (vergeetrecht) is een recht voor burgers van de Europese Unie om verouderde of onjuiste privacygevoelige informatie te laten verwijderen door verwerkers van persoonsgegevens. In de praktijk wordt dit recht vooral ingezet om de zoekresultaten van zoekopdrachten op een persoonsnaam bij een (internet)zoekmachine te verwijderen. Op deze manier bestaat er geen link meer tussen het individu en bepaalde informatie. In het geval een lid zich op dit recht beroept, zal het eventuele lidmaatschap per direct worden beëindigd.
Uitzonderingen op dit recht worden gemaakt op debiteuren van het CDL. Zij kunnen gebruik maken van het recht om vergeten te worden, zodra het lid het verschuldigde bedrag heeft betaald.

Overdracht
U heeft het recht op overdracht van gegevens. Dit wil zeggen dat wanneer u zich bij een voor u nieuwe instantie inschrijft, u een andere instantie kunt verzoeken om benodigde gegevens te verstrekken. Dit is alleen mogelijk als deze instantie reeds over deze gegevens beschikt. Op deze manier hoeft u niet opnieuw al uw gegevens door te geven. In dit geval ontvangt u een Excel bestand met uw gegevens die bekend zijn bij de partij die de gegevens verstrekt.

Op het moment dat een bachelor student zich inschrijft bij het CDL, gaat deze student ermee akkoord dat de gegevens worden gedeeld met studievereniging het Technologisch Gezelschap. Op het moment dat een masterstudent zich inschrijft bij het CDL voor het dubbellidmaatschap met studievereniging LIFE, gaat deze student ermee akkoord dat de gegevens worden gedeeld met studievereniging LIFE.